تعرف على الويب المُظلم Dark Web وكيفية الدخول إليه والمخاطر والفوائد

في هذا المقال نتناول كيفية دمج رسائل البريد الإلكتروني الجماعية مع المرفقات المخصصة ليتم إرسالها واحداً تلو الآخر بشكل منفصل لكل مستخدم، مع إمكانية تخصيص BCC/CC باستخدام Microsoft Excel و Word و Outlook.

سيناريو التنفيذ

Mail Merge، أو دمج البريد، هو ميزة تسمح لك بإرسال رسائل بريد إلكتروني مخصصة لعدد كبير من المستلمين بسهولة. بدلاً من كتابة كل رسالة بريد إلكتروني بشكل منفصل، يمكنك إنشاء قالب يحتوي على نص ثابت ودمج بيانات متغيرة من قائمة أو جدول. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قالب لرسالة بريد إلكتروني لتسويق منتج، ثم دمج أسماء العملاء وعناوين البريد الإلكتروني الخاصة بهم من قائمة جهات الاتصال. سيؤدي ذلك إلى إنشاء رسائل بريد إلكتروني فريدة لكل عميل، مع الشعور وكأنها مكتوبة يدويًا.

إذا كان لديك قائمة من عناوين البريد الإلكتروني لعملاءك وترغب في إرسال رسالة لكل عميل تحتوي علي مرفق به كشف حساب، وترغب في عمل دمج المراسلات أو Mail Merge بشرط أن يستلم كل عميل رسالة بريد إلكتروني مخصصة تحتوي علي مرفق خاص به، فأنت علي الطريق الصحيح لتنفيذ ذلك.

مزايا استخدام Mail Merge:

1. توفير الوقت: يوفر دمج البريد الوقت عن طريق أتمتة عملية إرسال رسائل البريد الإلكتروني المخصصة.
2. تحسين الشخصية: تجعل رسائل البريد الإلكتروني المخصصة المستلمين يشعرون بتقدير أكبر، مما قد يؤدي إلى زيادة معدلات فتح البريد الإلكتروني والنقر فوقه.
3. تقليل الأخطاء: يساعد دمج البريد في تقليل الأخطاء التي قد تحدث عند إدخال عناوين البريد الإلكتروني أو الأسماء يدويًا.

خطوات دمج البريد مع المرفقات المخصصة:

إنشاء جدول بيانات Excel

قم بإنشاء جدول بيانات Excel يحتوي على الأعمدة التالية: اسم الشركة، اسم المسئول، البريد الإلكتروني، البريد الإلكتروني الذي سيتم وضعه في حقل CC، وحقل BCC إن وُجد، ثم مسار الملف المرفق، تاريخ الاستحقاق، رقم الحساب.

السيناريو المشار إليه أعلاه هو سيناريو تجريبي، يمكنك دائما استخدام البيانات المخصصة حسب الحالة التي ترغب إرسال Mail Merge لها

تحميل Merge Tools Add-in

يتوجب تحميل الإضافة Merge Tools المتوافقة مع Microsoft Word من خلال الرابط التالي:

Merge Tools

ث قم بفك الضغط عن ملفات الإضافة ومن ثم نسخ الملف MergeTools - 2022.dotm ونسخه إلي المسار الآتي

C:\Users\USERNAME\AppData\Roaming\Microsoft\Word\STARTUP

تكوين رسالة البريد الإلكتروني

في Microsoft Word ، قم بإنشاء مستند جديد وقم بربطه بجدول بيانات Excel الذي قمت بإنشائه في الخطوة الأولي.

ثم جهِّز محتوي جسم رسالة البريد الإلكتروني، وأدخل حقول الدمج من جدول بيانات Excel الخاص بك لنقوم بإستبدال النصوص المتغيرة كاسم الشخص ورقم حسابه وتاريخ الاستحقاق حسب الأعمدة المتواجدة في جدول بيانات Excel، عبر الإدراج من ز رInsert Message Field.

ثم نتوجه لتبويب Merge Tools ونختار Merge with Attachments، لتظهر لنا نافذة الإضافة لنقوم بتحديد الآتي منها:

1. حدد اسم العامود الذي يحتوي علي مسار الملفات المرفقة المراد إرسالها لكل مستخدم علي حدي، وتأكد من الضغط علي زر Add>> حتي يظهر في الحقل الموضح علي اليمين.
2. حدد المرفق العام الذي سيتم إرساله لكل المستخدمين.
3. اختر الارسال كرسالة بريد إلكتروني Message to Email Message.
4. اختر اسم العامود الذي يحتوي علي عناوين البريد الإلكتروني التي سيتم الإرسال لها في حقل To.
5. اختر اسم العامود الذي يحتوي علي عناوين البريد الإلكتروني التي سيتم الإرسال لها في حقل CC.
6. اختر اسم العامود الذي يحتوي علي عناوين البريد الإلكتروني التي سيتم الإرسال لها في حقل BCC.
7. اختر حساب البريد الإلكتروني الذي سيتم الإرسال منه.
8. حدد بريد إلكتروني يقوم بإستلام الردود علي رسائل البريد الإلكتروني سواء Reply أو Replay All.
9. حدد اذا كنت ترغب في طلب تأكيد علي إستلام الرسائل من الأطراف المستلمة.
10. حدد اذا كنت ترغب في الحصول علي تأكيد علي قراءة المستلم للرسالة.
11. أكتب عنوان موضوع الرسالة.
12. اختر Send للإرسال الفوري.
13. ثم Continue لبدء الإرسال

أهم نصائح لاستخدام Mail Merge

1. حافظ على قوائمك محدثة: تأكد من أن قوائمك دقيقة وحديثة لتجنب إرسال رسائل بريد إلكتروني إلى عناوين غير صالحة أو قديمة.
2. استخدم التخصيص: استخدم البيانات المتغيرة في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك لجعلها أكثر تخصيصًا وجاذبية.
3. اتبع أفضل ممارسات البريد الإلكتروني: تأكد من اتباع أفضل ممارسات البريد الإلكتروني لضمان وصول رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك إلى صناديق الوارد للمستلمين.