كون البريد الإلكتروني يتناقل من شاشة لآخري، ولكنه يُعد تواصل بين الإنسان، ليكون هذا التواصل ناجح يجب مراعاة الآداب المتعارف عليها والتي تجعل رسالتك الإلكترونية مثالية للقراءة …
1. موضوع الرسالة “العنوان” – Subject.
مهما حدث لا تترك خانة الموضوع فارغة! إذا لم تكن متأكد من ماهية عنوان الرسالة فأنت غير مستعد لإرسال الرسالة؛ ومن الجيد ان تبدأ موضوع الرسالة بكلمة (بشأن، بخصوص) مع إلحاق عنوان الموضوع الرئيسي الذي يتحدث عنه البريد الإلكتروني.
2. فكّر قبل الكتابة.
فكّر جيداً ثم قرّر ما الذي يتوجب عليك كتابته وما الذي ترغب أن يفعله قرّاء البريد الإلكتروني، نظّم أفكارك ولا مانع في سرد الرسالة في شكل فقرات ولا تنسي ان تستخدم القائمة المرقمة وقائمة النقاط.
مثال:
- النقطة الأولي.
- النقطة الثانية.
- المزيد من النقاط…
- النقطة الأولي.
- النقطة الثانية.
- المزيد من النقاط…
3. أجعل رسالتك قصيرة وواضحة قدر الإمكان.
أجعل رسالتك الإلكترونية قصيرة بقدر الإمكان، راجع قراءة الفقرات مرة ثانية، قد تستطيع اختصار بضع الكلمات “لغوياً”، كُن واضحاً حول الغرض الذي أرسلت الرسالة لأجله؛ إحرص علي عدم إبقاء القارئ علي تكرار القراءة وتخمين ما الهدف من الرسالة.
4. إدراج المعلومات الأساسية بالقُرب.
قم بسرد المعلومات الأساسية – الصورة العامة لمحتوي الرسالة - في اول فقرة لتجنب عدم حذف الرسالة مباشرة من قبل القارئ.
5. ضمّن إسمك ومعلومات الإتصال في نهاية الرسالة.
دائماً تأكد من وجود توقيعك أسفل الرسالة وداخل الملفات المرفقة وذلك لكي يسهل التعرف عليك من قبل القارئ ويكون قادراً علي الوصول إليك عن طريق الهاتف او الفاكس.
6. التأكد من ملحقات الرسالة.
تأكد من إرفاق المستندات والملفات المطلوبة، وأحرص علي التيقن من ان الملفات المرفقة تحمل رقم الإصدار “التعديل” الصحيح؛ كما أنه من الضروري التأكد من الروابط أنها صحيحة ونشطة.
7. أحرص علي معايير الترقيم والإملاء القياسية.
لمساعدة القرّاء علي فهم رسالتك بشكل سلس احرص علي تجنب الأخطاء الإملائية، والرسملة – بدء الجُمل بكلمة تبدأ بحرف كبير إذا كنت تكتب بالحروف اللاتينية، او أخذ مسافة مناسبة مقتطعة من أول السطر اذا كنت تكتب بأحرف عربية – حيث تساعد تلك المعايير علي فهم رسالتك بشكل أسرع.
8. تغيير الفقرات عند تغيير الأفكار.
لا بأس ان تحتوي الفقرة علي جملة واحدة، ولكن اذا تغيرت الأفكار عند الكتابة فيتوجب سردها في فقرة جديدة.
9. إدراج سطر فارغ ما بين الفقرات.
غالباً الرسائل ذات الكتل الكبيرة من النصوص تثير خوفي، وغالباً ما اجعلها غير مقروءه! لذلك أحرص علي وضع سطر فارغ بين الفقرات حتي يتسني للقارئ الوصول بسهولة لفحوي الرسالة.
10. اضغط زر “Reply” لكي تقول “شكراً”.
اذا كانت الرسالة تحتوي علي العديد من المستقبلين – القُرّاء – ووجدت نفسك ترغب في شُكر مرسل الرسالة، فقط اضغط علي زر الرد “Reply” وليس زر “Reply to all”.
11. لا ترسل رسائل “العفو”، “الرد علي الشكر”.
تُعد مقولة “العفو”، “اي خدمة” وغيرها من الردود علي المحادثات شئ متوقع وطبيعي، لكن في رسائل البريد الإلكتروني تُعد إفراط!.
12. لا لرسائل اللوم والإنتقاد.
كن مقتنع بأن بعد الضغط علي زر Send لا توجد لديك اي سيطرة علي كيفية تلقي او فهم القارئ لرسالتك.
استاذ كمال من فضلك المشاكل وما تحتويها من لوم او إنتقاد، اذا بدأت في الهاتف لابد وأن تنتهي في الهاتف، أيضاً اذا بدأت في رسالة إلكترونية لابد وأن تنتهي في رسالة إلكترونية!
13. راجع الرسائل قبل عمل إعادة توجيه “Forward”.
لا تُعرض نفسك للحرج، قُم بفحص الرسائل ومحتواها ومرفقاتها وتأكد انه غير منقوصة قبل عمل إعادة توجيه.
14. لا تختبئ خلف رسالة البريد الإلكتروني.
لبناء علاقة جيدة مع العملاء، زملاء العمل، لا ترسل بريد إلكتروني وتقول “الأمر حساس إتصل بي ضروري” والرسائل المشابهة لذلك، استخدم الهاتف او التعامل وجهاً لوجه في الحالات المشابهة.
15. لا تضمن معلومات سرية او محرجة في رسالة البريد الإلكتروني.
كما هو مبين من عنوان الفقرة، رسائل البريد الإلكتروني لا يجوز ان تحتوي علي كلمات مرور، اسم مستخدم او بيانات بطاقات إئتمان …. الخ إطلاقاً، حتي ولو كانت رسالة طلب دعم فني.
16. استخدم أحجام الخطوط العادية والألوان.
لسهولة قراءة بريدك الإلكتروني استخدم الخطوط القياسية المثبتة في نظام التشغيل، ايضاً لا مانع من التركيز علي الجُمل بالنص العريض او النص المائل او النص العريض تحته خط كما انه يفضل استخدام الألوان البسيطة المُريحة للعين، كما انه يُنصح بعدم إستخدام خلفيات او رسومات مثيرة للإهتمام.
17. لا تستخدم الإبتسامات 
تجنب استخدام الرموز التعبيرية والإبتسامات مثل
18. أخبر القارئ اذا كنت تُريد شيئاً.
عادة ما يقوم الناس بقراءة البريد الإلكتروني بشكل سريع جداً لتخمين الطلبات الضمنية بين السطور، إذا أمكن أكتب طلبك بشكل واضح في الأسطر الأولي حتي لا تُعرض رسالتك للتجاهل.
19. لا تنسخ رسائل الآخرين.
الرسائل المنسوخة دائماً ما تُعرض صاحبها للحرج، حيث انه من الممكن نسخ بيانات او طلبات آخري متعلقة بشخص آخر تماماً، اذا اضطررت لذلك فتأكد من قراءتك للنص مع تغيير ما يناسبك بدقة متناهية او يستحسن ألا تفعل ذلك.
20. لا ترسل رسالة فارغة مع مرفقات.
لا ترسل رسالة ذات “موضوع” او جسم “Body” فارغ بسبب وجود ملف مرفق، لابد ان توضح في الموضوع وجسم الرسالة الغرض من الرسالة (راجع القاعدة رقم 1). القراء في كثير من الأحيان يقومون بحذف هذا النوع من الرسائل خصوصاً وإن كانت من خارج نطاق الشركة او دائرة المعارف والمُقرّبين.
21. الرد علي وجه السرعة.
خذ بعين الإعتبار أهمية الرسائل والرسائل العاجلة التي تتطلب منك الرد علي وجه السرعة، وحاول ألا تتجاهل اي رسالة دون الرد عليها مادام لديك رداً مناسباً عليها.
22. لا تغفل الصيغ الرسمية للرسائل.
إن بدء رسالة البريد الإلكتروني بالألقاب والتحايا الرسمية مثل (“عزيز السيد محمد،”) والإنتهاء بـ (“أطيب التمنيات”) او غيرها من عبارات الإقفال اللطيفة، تُقابل بكل إحترام ووِد.
23. لا تستخدم الأسماء بشكل مجرد.
كمثال، لا تكتب في الرسالة (“محمد، من فضلك راجع التقارير والملفات المرفقة”) بل إجعلها تبدأ بـ (“عزيزي محمد، او مرحباً استاذ محمد،”).
24. الفروقات بين To, CC و Bcc وبين Reply و Reply to All.
رجاءً لابد ان تُركز اثناء تكوين رسالة بريد إلكتروني جديدة علي الفرق بين الآتي:-
خانات عناوين القُرّاء:
- To “إلي” ويتم فيها وضع عناوين البريد الإلكتروني للأشخاص المعنيين بأمر الرسالة بشكل مباشر.
- CC تُعرف ايضاً بالنسخة الكربونية “Carbon Copy” ويتم فيها وضع عناوين البريد الإلكتروني للأشخاص الذي ترغب بتزويدهم بنسخة – من باب العلم –.
- Bcc تعرف بـ (نسخة كربونية “غير مرئية”) او عمياء Blind Carbon Copy ويتم فيها وضع عناوين بريد إلكتروني ولكنها لا تظهر للآخرين الموضوعين في To و CC – إحذر من استخدامها في الوشي بالآخرين او جعل الآخرين يتجسسون علي الرسالة – حيث انه من الممكن للمستخدمين المتقدمين معرفة عناوين البريد الإلكتروني المكتوبة في هذه الخانة.
خيارات الرد:
- Reply: الرد، وفيها تقوم بالرد علي الشخص الذي قام بإرسال الرسالة وحده دون الآخرين الموضوعين في خانات CC و Bcc.
- Reply to All: الرد علي الجميع، وفيها يتم وصول الرد لكافة الأشخاص الموجودين في الرسالة بما فيهم النسخ الكربونية.